(kunid) Zur Umsetzung der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gehört für viele Unternehmen auch zwingend die Anschaffung eines Tresors – zur Aufbewahrung von Papierdokumenten sowie von elektronischen Datenträgern, die personenbezogene Daten enthalten.
Was man leicht- und gemeinhin übersehen könnte (aber natürlich: nicht sollte): Zur vielbesprochenen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union gehört auch integral dazu, physische Datenträger – sicher und gesetzeskonform – aufzubewahren; und diese Dokumente am besten: in einem Tresor.
Der Artikel 5 der DSGVO verlangt nämlich, dass personenbezogene Daten in einer Weise aufbewahrt werden, die eine angemessene Sicherheit der Daten gewährleistet. Dazu gehört auch der Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und natürlich vor Verlust, Zerstörung oder Schädigung (selbst, wenn diese Vorfälle unbeabsichtigt geschehen).
Themen in der Wahl des DSGVO-konformen Tresors sind beispielsweise die Sicherheitsstufe, der Feuerschutz und das Expertenwissen. Weil: Tresor ist nicht gleich Tresor.
DSGVO-Umsetzung: Tipps für die Auswahl eines Tresors
Personenbezogene Daten müssen so abgelegt werden, dass sie jederzeit wiedergefunden werden können. Sollten sie etwa für die Erfüllung der Auskunftspflicht benötigt werden.
Für Dokumente in Papierform – aber auch für USB-Sticks – eignen sich Tresore für die sichere und gesetzeskonforme Aufbewahrung am besten.
Welche Kriterien sollten also beim Kauf eines Tresors unbedingt beachtet werden?
Tipp 1: Die Sicherheitsstufe
Tresore und Schlösser sollten von renommierten europäischen Prüfstellen zertifiziert sein. Dabei informiert die Sicherheitsplakette auf der Tür-Innenseite darüber, über welche Sicherheitsstufe der Tresor verfügt.
Ganz wichtig in Zusammenhang mit der Versicherung ist: Informieren Sie sich vorab, welche Sicherheitsstufen von Ihrer Versicherung akzeptiert werden, damit Sie Ihre wichtigen Dokumente sachgemäß aufbewahren – und eben auch: versichern können.
Notwendig ist eine Versicherung vor allem dann, wenn zusätzlich zu den Dokumenten auch Wertgegenstände aufbewahrt werden. Um es klar zu sagen: Sprechen Sie Ihren Versicherungsberater direkt darauf an, welche Sicherheitsstufe benötigt wird – gerade, wenn Sie Dokumente gemeinsam mit Wertgegenständen aufbewahren.
Tipp 2: Der Feuerschutz
Beim Kauf eines Tresors sollten Sie jedenfalls auch dessen Feuerfestigkeit beachten und prüfen: Der gewählte Tresor sollte die enthaltenen Unterlagen nicht nur vor Hitze sondern auch vor Feuchtigkeit schützen.
Überlegen Sie, wie lange der Tresor einem Feuer standhalten sollte. Reichen 30 Minuten oder sollten Ihre Dokumente im Brandfall bis zu zwei Stunden geschützt bleiben?
Und noch einmal: Sprechen Sie im Verkaufsgespräch auch die Sicherheitsstufe des jeweiligen Tresors an. Und kommen Sie mit einer – am besten – schriftlichen Empfehlung Ihres Versicherungsberaters – also: gut vorbereitet – ins Verkaufsgespräch: Der Verkäufer Ihres Tresors wird Ihnen dann ein Gerät mit der passenden Sicherheitsstufe und dem entsprechenden Feuerschutz anbieten.
Sie wissen: Es geht um die Versicherbarkeit!
Tipp 3: Vertrauen Sie nur erfahrenen Experten
Generell gilt: Lassen Sie sich nur von erfahrenen Experten im Sicherheitsbereich beraten und kaufen Sie nur bei seriösen Anbietern. Um diese Frage abzuklären, schauen Sie auf der Homepage des Unternehmens im Impressum nach: Ist das Unternehmen überhaupt Mitglied in der Fachgruppe der Wirtschaftskammer? Wenn nicht: Finger weg!
Informieren Sie sich vorneweg, welcher Tresor Ihre Anforderungen an Einbruchs- und Feuerschutz am besten erfüllt, welche Schlossart (Elektronikschloss, Doppelbartschloss, mechanisches Zahlenschloss) am geeignetsten ist – und mit welcher Lösung Sie die Anforderungen der DSGVO umsetzen können.
Wie gesagt: Versichern Sie sich im Zweifelsfall der Unterstützung Ihres Versicherungsberaters.
Sicherheitszertifizierte Tresore sind eine praktische Lösung, um wichtige Dokumente sicher und gesetzeskonform aufzubewahren. Hier die Faustregel: Als Käufer sollte man sich nur an seriöse Anbieter wenden, die alle Vorschriften und Regeln einhalten, sich regelmäßigen Überprüfungen unterziehen und nicht zuletzt Beratung durch erfahrene und laufend geschulte Experten bieten.
Fragen? – Treten Sie mit uns in Kontakt!